Digitalisierung

Digital Workspace Blog: agorum 

agorum

Vor kurzem haben wir Ihnen die – unserer Meinung nach – besten deutschsprachigen Blogs zum Thema Digital Workspace vorgestellt. Und viele der Blogger haben sich bereit erklärt, unsere neugierigen Fragen zu beantworten, so dass wir und Sie mehr über die jeweiligen Blogs und das Thema Digital Workspace lernen können. 

 

Einer der Blogs, den wir Ihnen letztes Mal empfohlen haben, ist der Dokumentenmanagement Blog, ein Blog der agorum Software GmbH, der Hersteller eines Open Source Dokumentenmanagement-Systems. In dem Blog geht es, wie der Name schon sagt, um alles, was mit dem Thema Dokumentenmanagement zu tun hat. Der Blog enthält sehr gute Informationen zum Thema Digital Workspace und wie Dokumente in diesem neuen Arbeitsumfeld gespeichert, bearbeitet und geteilt werden können.

 

Der Blog ist für alle zu empfehlen, die sich mit dem Thema mehr auseinandersetzen möchten – Anfänger aber auch Leser, die sich mit dem Thema schon besser auskennen. Herr Oliver Schulze, Geschäftsleitung der agorum Software GmbH, hat sich die Zeit genommen, um unsere Fragen zu beantworten. 

 

Seit wann haben Sie den Blog? 

Den Blog führen wir aktiv seit 2014.  

 

Wer bloggt bei Ihnen? Ein Team, eine Person? 

Ein Team. In der Regel tragen mehrere Personen Ideen bei, formulieren einen Artikel, welcher dann von 1-2 Personen aus dem Team nochmal in Form gebracht und dann veröffentlicht wird. 

 

Um welche Themen dreht es sich auf Ihrem Blog? 

Es dreht sich alles um das Thema Dokumentenmanagement. Das ist ein sehr breites Feld. Hier recherchieren wir in diesem Kontext, was für unsere Leser hilfreich sein könnte. Also welche Fragen Sie sich stellen könnten, die wir dann beantworten. Das Thema Dokumentenmanagement unterteilen wir dabei in viele Unterkategorien, wie z.B.: 

 

    • Archivierung im Allgemeinen 
    • E-Mail Archivierung 
    • Digital Workplace (digitale Zusammenarbeit) 
    • Prozesse/Workflows 
    • Rechnungsverarbeitung 
    • Elektronischer Posteingang  
    • Uvm… 

 

Was ist der meistgelesene Artikel auf Ihrem Blog? 

Die 6 interessantesten Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems 

 

Welchen Artikel zum Thema Digital Workspace legen Sie unseren Lesern besonders ans Herz und warum? 

Ich fand unseren 3-Teiligen Blog sehr interessant, bei dem es darum ging zu beschreiben, wie wir bei uns selbst den Digital Workplace umgesetzt haben: Digital Workplace bei agorum. 

 

Was ist laut Ihrer Erfahrung oft der Grund warum bei Firmen die Einführung und Implementierung eines Digital Workspace schiefläuft bzw. worauf sollten Firmen bei dem Thema besonders achten? 

Unserer Erfahrung nach liegt es an mehreren Faktoren: 

 

  • Die einzelnen Mitarbeiter werden nicht mit einbezogen und bekommen etwas vorgesetzt, das ihnen nicht wirklich hilft oder viel schlimmer, die Arbeit erschwert. 
    • Es werden viele Einzelsysteme eingesetzt, die nicht gut miteinander funktionieren, da hat man dann schonmal 5 verschiedene Programme offen, um sinnvoll arbeiten zu können. 
    • Oft sind eingesetzte Systeme zu starr und verlangen ein komplettes Abändern der Arbeitsweise und machen diese komplizierter. Aus unseren Projekten ist eine sehr häufige Anforderung, dass man das eingesetzte System auf die Bedürfnisse der Anwender konfigurieren kann. 
    • Oft ist es auch eine Einstellungssache. Wie oft höre ich den Satz „Warum sollen wir was ändern, das haben wir doch schon immer so gemacht…“. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass in einem Unternehmen immer einige Personen da sind, die gerne modern und digital arbeiten möchten, und die das Thema voranbringen möchten. Das sind dann auch diejenigen, die bei solch einem Umsetzungsprojekt dabei sein sollten. Die „Nörgler“ werden später dann mitziehen, wenn sie sehen, wie sich digital arbeiten lässt. 
  • Solch ein Vorhaben ist zudem Unternehmensweit zu betrachten. Man muss zwar nicht gleich die ganze Firma umstellen, aber eine Flächendeckende Einführung sollte zumindest als „Big Picture“ vorhanden sein. Dazu ist es auch notwendig, dass das Thema von den oberen Führungsebenen mitgetragen wird. 

 

Was ist Ihrer Meinung nach der wichtigste Trend zum Thema Digital Workspace? Worauf sollten Unternehmen vorbereitet sein? 

    • Derzeit heißestes Thema ist der Arbeitnehmermangel. Ein Unternehmen, dass noch altmodisch arbeitet, hat es sicherlich schwerer gute Fachkräfte für sich zu begeistern, als Unternehmen, die mit der Zeit gehen. Auch gerade in Hinblick auf das Anbieten von Home-Office: hier ist ein digitales Arbeiten unerlässlich. 
    • Ansonsten beobachten wir ein zunehmendes Problem in Unternehmen, die nicht schnell genug auf die Wünsche der Anwender reagieren. Hier werden dann Umwege genutzt, um das digitale Arbeiten dennoch zu ermöglichen. So werden beispielsweise populäre Programme, wie WhatsApp, Dropbox & Co. genutzt, um aus den Systemgrenzen des Unternehmens auszubrechen. Dies ist nicht nur aus Datenschutzrechtlichen Gründen bedenklich, sondern sorgt auch dafür, dass die Informationen des Unternehmens der internen IT-Umgebung entgleiten, da die Daten auf irgendwelchen im Ausland gehosteten Systemen lagern. Trends sind daher für solche Fälle sinnvolle Alternativen anzubieten. Zum Beispiel:
      • Unternehmensinterne moderne Kommunikationsmöglichkeiten 
      • Austausch von Dokumenten mit externen, ohne die eigene IT Landschaft verlassen zu müssen 

 

Vielen Dank für Ihre Erklärungen und Tipps, Herr Schulze! Wir freuen uns schon auf weitere Artikel auf Ihrem Blog, dem Dokumentenmanagement Blog, und empfehlen unseren Lesern Ihnen auch dorthin zu folgen.

 

agorumOliver Schulze

 

Lust auf mehr zum Thema Digital Workspace? Dann können Sie hier weiterlesen: Digital Workspace Artikel

3 thoughts on “Digital Workspace Blog: agorum 

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